Штампы бывают нескольких видов:
Во-первых: угловой (адресный);
Во-вторых: регистрационный;
В-третьих: ограничения права доступа;
В-четвертых: с реквизитами организации;
А также маркировочные.
Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п.
В данном случае угловой штамп, делают в соответствии с требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации в той же части. Что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Кроме всего прочего, размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).
Регистрационный штамп содержит организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает организации за документ. Начало отсчета срока исполнения. В штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.
В том числе и штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.
В том числе и маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Также их размеры, форма и содержание не регламентируются.
Как хранить печати и штампы
Помимо этого, основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела. Назначенного приказом . Когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает нужда, тогда печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.
Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации .Ответственных за их использование и сохранность.
А также, результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.
Если вспомогательные штампы хранятся ,то в закрывающихся столах. Как правило, основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
